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TOSSランドNo: 3971548 更新:2012年12月25日

情報共有をどうするか


掲示情報をどうするか

情報の共有の方法として掲示情報がある。
仕事を見える化するためにも、何を掲示してどう見せるか、熟慮したい。

①組織・緊急連絡先
校内組織図、委員会やクラブの担当、教育委員会の各課の連絡先、防災組織など、一年間閲覧する情報を掲示する。
必要なときにさっと見ることができる場所が良い。

②予定共有
年間予定・日予定や月予定(できれば週予定も)を更新する。
これはホワイトボードに出張や年休・遅刻早退も書けるようになっていることが多い。

③情報集約・伝達
学年研での要検討事項、アンケートの集約、お知らせ等なんでも。
掲示場所がなければ、百円均一のホワイトボードを用意して、マグネットシートを裏に張り、
どこか金属部分に掲示するなどの方法がある。

④研修・チラシ
以外にスペースをとるのが研修のお知らせやチラシである。上の①②③と場所を変えるだけでもすっきりする。
内容的に茶話スペースに設定すると良い。

月予定をどう表示するか

ホワイトボードに月予定を表示する。
コンセプトとして早く、わかりやすい表示を目指す。
どんな工夫がかんがえられるか。

①内容を精選する
実際に行われる会議や行事を全て表記すると、収まらない。
全体に関わる内容のものだけに絞る。

②マグネットを使う
打ち合わせや研究会など複数回使う表記はマグネットシートにする。
会議は赤、行事は黄色などルールを決めておくとわかりやすい。

③来月の予定も書いていく
長いマグネットバーで仕切り、終わった日から来月の予定を書いていく。
いつも一ヶ月先を見通せるようにしておく。

職員会議の資料をどう集約するか

電算化したものの、運動会や卒業式など持ち歩いて閲覧すると良いものは、印刷したい。また、連絡で終わるものは印刷したくない。
印刷の基準をそれぞれの判断にまかせるわけにもいかない。
ならば職場内のルールをどうするか。どう運用するか。

①すべてデジタルデータで扱う
印刷の判断は個人に任せる。
輪転機にかけるコストとブリンタで印刷するコスト、どちらか安いか、金額的には輪転機のほうが安いが、廃棄処理、手間を考えるとブリンタでそれぞれが必要な分だけ印刷したほうが安い。

②掲示板サーバを立てる
NASを使って共有してみたものの、職員会議の前に他の人が間違って消してしまったり、最新版のファイルはどれなのかわからなかったりとトラブルは多い。
できれば、ファイルをアップロードできる掲示板を立てて職員会議資料を共有する。

紙を減らすにはどうすれば良いか

提案文書、記録文書、指導案、学級通信、お知らせ、チラシ等々、大量の紙が職員室を行き交う。
仕事の量は紙の量と比例すると言ってもいい。
紙を印刷し、配布し、読み(時に読んだふりだけ)、分類し、保管する。忘れた頃に取り出し、シュレッダーにかける、捨てる。
資源としても仕事としても大きなコストになっている。
如何に紙を減らすか。

①電算化する
ペーパーレスの基本はデジタル化であろう。もはやこのことに差し挟む口はない。横浜でも通知表を含め様々な書類で電算化がすすめられている。

②NASを導入する
電算化したらその書類をNASに保存し共有化する。
写真や動画はサイズが大きいので別にNASをたてたほうがよい。また、個人情報がはいった文書とそれ以外のものとを分け、それぞれアクセス権限を変える。
バックアップをきちんととらないと故障したときに大変になる。
学校であつかう文書はそれほど大きいサイズのものではないので、ミラーリングが良い。

②分類のルールを作る
職員会議での資料を分類する。
・要検討-討議を必要とするもの
・連絡-会議の中で周知してほしいもの
・文書連絡-文書をよめば済むもの
分類することで文書の重要度も把握しやすい。一人一つのPCがあるなら、デジタルのままで閲覧し、印刷せずに済む。

②校内メールを導入する
文書の内容を精査すると、ほとんどが連絡事項であることがわかる。
そこで職員室内のLANにメールサーバを導入しメールでの情報のやり取りを基本にする。
紙の印刷も減り、打ち合わせの時間も短縮できる。


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