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TOSSランドNo: 2634812 更新:2012年12月24日

時間を生み出すちょっとしたコツ


事務的な仕事をする上で、一番の時間のロスは何であろうか?
私は、「何かを探す時間」だと考えている。逆にいえば、何かを探す時間を極力減らすことが時間を生み出す近道であると言える。
それでは、どのようにして探す時間を減らすのだろうか?
私は次の2つのことを意識している。

① 保存場所を決めておく
② 一覧にしておく

1.保存場所を決めておく

煩雑になりやすいのは、文書類である。あまり細かく分けてしまうと訳が分からなくなる。私は下の写真のようにしている。

__________2012-12-23_22.55.55

① 良く使う文書類
② 筆記類 
③ 校務分掌書類
④ その他

※ その他には、校内研究・研修関係 教材プリント・などが入っている。

このように、決めておくと、探す時間は大幅に短縮される。

2.一覧にしておく

お薦めは、出席・欠席日数を一覧にしておくことだ。私は次のようにしている。

__________2012-12-23_23.06.02

① 名前(出席簿順)

② (左から)授業日数  出席停止  欠席日数  出席日数   と記入
   ※枠が小さいので少し書きにくい

③ ②に対応した数字を書く。 例 17    2    3   12
 (この場合、授業日数17日 出席停止2日 欠席3日 出席日数12日 になる。)

このように一覧にしておくと、通知表を書くときに大いに役に立つ。いちいち、出席簿の保管場所まで行く必要がないし、あわてて欠席日数を調べる必要もない。日ごろの少しの時間が大幅な時間短縮になる。
また、出席・欠席日数は「良く使う文書類」の引き出しに入れて保存している。これで、いつでも取り出して見ることができる。


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