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TOSSランドNo: 3120101 更新:2013年08月07日

通知表所見の下書きは、「ワード」を使う


能率的に下書きをするため、段階を追って自分のスタイルを作りました。

1.手書きによる下書き

今まで、通知表の所見下書きは、手書きで行っていた。
用紙の形式は、B4・縦1枚に以下の表を入れただけのものだった。

Syoken1

手書きでは、2Bの芯を入れたシャーペンを使い、書いたり消したりの繰り返しだった。
あとからいい言葉を思いつき、一部分を消して書き加えているうちに、さっき消したばかりの言葉を忘れてしまうことも多々あった。
また、同じ言葉を何度も繰り返して使う場合、特に画数が多いとくたびれてしまった。
言葉を入れ替えて推敲するにしても、ワープロのように、切り取って貼り付けられたらどんなに楽だろうとも思った。
それなら、ワードを使ってはどうか? (エクセルでもいいのだが、まだエクセルは使いこなせない。)

2.パソコン(ワード)での下書き

1学期

まず、手書きの時と同じ形式の表(上の図参照)を作った。
児童の名前は、別のワード文書の名簿からコピーして貼り付けた。
パソコンを開いたとき、思いついた子から思いつく内容を少しずつ書いていった。
日数が経ち、もっといい内容が見つかったとき、よりよい表現が浮かんだときも、その都度直していった。
通知表を書くころには、ほとんど所見が埋まっていた。
こうして全部埋まったら、印刷して、教務主任に見ていただく。パソコンなので、直しも楽にできる。
通知表に所見をそのまま印字する場合は、印字位置や文字数を指定した専用のフォーマットが必要になる。
パソコンなら、下書きからコピー&ペーストなので、すぐにできる。

2学期

1学期に使った表と同じ形式のものを、2学期も使おうと思った。
が、よく考えると、1学期と2学期の所見が並んでいた方が、内容を比べて見ながら書くことができる。
そこで、1学期に作った所見の表に枠を増やし、2学期分を書き加えられる形式にした。

Syoken2

1学期に音楽について書いた子は、2学期は図工のことを、1学期生活面について書いた子は、2学期は学習面をと、比較できるのは有効だった。

3学期

2学期作成が有効だったため、3学期は2学期に作った表に、3学期分を加えて書いた。

Syoken3

横幅が狭くなっていくが、横に見ていくと比較できるので、狭さは苦にならなかった。
この方法で、少し人より早く所見が仕上がった。

3.指導要録所見の下書き

通知表所見の中から顕著な部分を取り出し、指導要録の下書きとすることにした。
今度は、3学期の右側に、「指導要録」の欄を増やす。
1学期から3学期までの所見から、コピー&ペーストし、要録用の語尾に変える。所見には書かなかったが、是非書いておきたいいい面があったら、それを新たに書く。
全てが仕上がったら、印刷する。
印刷の際、通知表1学期から3学期までの所見を削除し、指導要録だけの所見にしてもよい。
今回は、たまたまやってきて、このような形式になった。
来年度またこの形式を使うとしたら、始めから1学期・2学期・3学期・指導要録と4つの欄を作っておくだろうか。
必要なモノだけ出しておきたいので、順に増やしていくだろう。
さらにいい方法が見つかるまで、ワードのこの形式で所見を作っていこうと思う。


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