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TOSSランドNo: 1984898 更新:2013年01月24日

時間を意識する①


提案文書を出すのは会議以前にする

説明1:

職員会議で案件を協議するときは、

あらかじめ提案文書を配っておく。

説明2:

ようにする。
 私の職場では、職員会議の時に初めて、案件事項言い渡されることがある。職員は初耳。
 どうするのかといえば、その場で周りの人と話しい、代表の人が話し合った結果を発表する。
 いくつか集まった意見を、司会者が再び職員に投返す。また話し合い。
 そして再び代表の人が意見を発表する。
 うまくいけば、意見がまとまり、決議されるのでるが、あまりそういうことはない。
 次の会議に持ち越したり、多数決で強引に決定しりといった、中途半端な議決で終わる。
 問題はそれだけではない。それに費やす時間が膨大にかかることである。
他にも協議事項はあるのに、すでに勤務時間終了間際ということもあった。
 あらかじめ、協議が必要な提案文書を配っておけば職員は会議までに協議内容を知り、ある程度自分の考えをもつことができる。
 さらに、

案件に対する提案を入れておくことで、協議がより行いやすくなる。

説明3:

例えば次のようにする。
「この案件について、私は次のようにしたいと考えています。それでよろしいでしょうか。」
 あらかじめ、案を提案文書に入れておき、職員にそれでよいかどうかを図るようにする。
 このようにすれば、話し合いの時間を設けずに決することも可能である。
 また、案がよくなかったとしても、職員はその案たたき台にして考えることができるので、時間を削ることができる。
具体的な意見も出やすい。
 また、次のようにすることで、さらに効率を図ることができる。
「この案件について、1案、2案、そして3案を考えています。よろしければ1案で行きたいと考えています。」
 先の提案文書に提案を上記のように入れておく。
 すると、1案で決まることもあるし、2案で決まこともある。
 仮に提案が3つとも受け入れられなくても、職員ら出る意見はそれらを参考にして出されることが多いことが予想される。
 結果として、協議にかかる時間を大幅に削減することができる。

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