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TOSSランドNo: 3698969 更新:2013年01月24日

時間を意識する④


司会が時間を伸ばしている

説明1:

先日の職員会議で、ある方が司会をされたとき、職員会議が大幅に伸びたことがあった。
 原因は、司会者が議事にないような質問を何度も何度もしたからであった。
 しかも、質問内容は個人的に担当者に聞けばよいというようなことであった。
 司会者が、全体の話を止めて質問をするので、職員会議はその都度中断した。
 また、担当者の話をいちいち復唱して、個々に職員に問いかけていた。
 結局、その日の会議は、予定時間を大幅に超え、勤務時間も超過することになった。
 司会者の言動で、職員会議が早くなったり、遅くなったりする。
 そこで、次のようにすると、職員会議が長引かないですむと考える。

終了時間を意識する。 

説明2:

議事が10あって、会議時間が1時間ならば、司会者はどの議事に何分ぐらいかければよいかを見積もる。
 そして、全体像をイメージする。
 そのようにすれば、後は会議の中で司会者が時間を見ながら議事を進めることができる。
 一つの議事について、司会者が予想した時間より長くなった場合は、残った議事にかける時間を短くしようと意識することができる。
 また、予想よりも早く進んだ場合は、そのまま進めることで、会議を早く終えることができる。
 次に、司会者の言動で時間を調整する。
 不要な復唱をしない。
 話し合いが必要な場合は話し合う時間を決める。
 また、結論が出ない場合は、その会での検討を後で担当者で話し合うようにする。
 このように、司会者が終了時間を意識して会を進めるようにすることで、無駄がなくなると考える。
 職員会議を仕切るためには、いかに時間を短くできるかを、常に意識する。


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