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TOSSランドNo: 2517101 更新:2012年12月31日

時間を生み出す仕事術(上級編)


1.時間は生み出す

時間を短縮するにはどうするか

やることの量は減らせない。いかに短い時間でやるかを考える。
それを考えるために、「無駄な時間」を削る。

① 移動時間

職員室-教室間、何を持っていけば、もう一度こなくて済むかを考えて行動する。
逆に、手ぶらで移動しないように心掛ける方法もある。

例:20分休みの急な召集、その帰りに宿題プリントを持っていく。

一年間のうちで、何かを探している時間の合計は、「約2週間」あるとの調査もあるらしい。
その真偽はさておき、探し物をしている時間は無駄なので、整理整頓は、当然のことである。
ただし、整然と並んでいるという意味ではなく、何がどこにあるかを全て把握しているという状態にするのが大切。

A:セミナーなどのノートは一つにまとめる

「あの資料は、どのノートだったかな?」をなくす。バックナンバー的に、本棚に並べておくと、探すことになったときに、そのどこかに入っていることは確実になるので、大幅に探す時間が削れる。

黄色のクリアフォルダに、提案文書や原稿、学級通信など、提出するものを入れる。
青色のファイルに、終了したもの、例会での資料などを入れる。ほとんど、不要なもの。

こうすると、仕事が混在しない。連絡袋が、行きと帰りの2冊に分かれているというイメージ。
ただし、二度と使わないとわかっている物は、その場で廃棄する。

C:TODOリストを作る

「次に何をしようか」というのは、仕事を探しているということだ。
TODOリストを作って、仕事を追いかけるようにこなす方が効率が良い。

酒井は、メモ帳を大量に持ち歩いている。ある時突然「あれをやろう」と思いつくことが多いので、その時にその場でメモに書く。
あとで、「まあいいや」と思ってやらないことも多いが、「何だったっけ」と思い出す無駄な時間が削れる。

最近では、エバーノートや、スマホのカメラを多用している。

③ 即行動する

何かしなければいけないことは、その場で行動する。
すぐに処理できないことは、先ほどのTODOリストに書くのも「その場で行動」である。

2.スケジュール管理術

①グーグルカレンダーを活用

グーグルカレンダーは、パソコンはもちろん、アンドロイドスマートフォンの内蔵カレンダーや、iOSカレンダーと同期ができる。
パソコンでも、スマホでも、iPadでも、その場に一番近い物から、スケジュールを登録する。

②手帳にも書く

手帳は、長期の予定や締切日などを書きこむ。ペンで書くことも大切である。
なにもかもグーグルカレンダーに入れるのでは、長期の予定を入れる時などには、かえって時間がかかる。


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